Zapytanie ofertowe - Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie

Ostróda, dn. 08.02.2021 r.

DOA.252.1.2021.MT

Odpowiedź na wniesione zapytanie

        W odpowiedzi na pismo dotyczące możliwości składania ofert w formie elektronicznej, opatrzonej podpisem elektronicznym w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie informuję, że wyrażam zgodę na składanie ofert w takiej formie.

Ostróda, dn. 02.02.2021 r.

DOA.252.1.2021.MT

Odpowiedź na wniesione zapytanie

W odpowiedzi na pismo dot. stanu zatrudnienia podanego w Zapytaniu ofertowym w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie informuję, że wykazane 72 osoby są zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Ostróda, dn. 29.01.2021 r.

Oznaczenie sprawy:

DOA.252.1.2021.MT

Zapytanie ofertowe

Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie

1. Nazwa i adres zamawiającego

Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie

14-100 Ostróda ul. Jana III Sobieskiego 5.

NIP 741-18-21-179 REGON 510930135 fax. 089-646-29-56 e-mail: olos@praca.gov.pl

Znak Postępowania: DOA.252.1.20121.MT

Uwaga: w korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem.

1. Adres strony internetowej, na której dostępne jest ogłoszenie o zamówieniu publicznym

http://bip.pupostroda.pl

1. Tryb udzielania zamówienia

Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach i warunkach wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm.) w związku z art. 2a ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.) – szacowana wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy pzp. Niniejsze postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności, przejrzystości.

1. Opis przedmiotu zamówienia

Nazwa przedmiotu zamówienia: wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie i prowadzenie PPK na okres 4 lat od dnia podpisania umów zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.).

CPV 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca uruchomi i wdroży w siedzibie Zamawiającego oraz zapewni wsparcie w procesie implementacji, w szczególności:

- przeprowadzi wśród pracowników Zamawiającego kampanię informacyjną oraz dostarczy materiały informacyjne na temat PPK,

- przeprowadzi szkolenie dla wyznaczonych pracowników z zakresu zasad i obsługi PPK w ustalonym przez obydwie strony terminie,

- opracuje harmonogram wdrożenia PPK,

- wyznaczy dedykowanego opiekuna

Spotkania będą odbywały się w siedzibie Zamawiającego lub on-line w przypadku pogarszającej się sytuacji epidemicznej.

Stan zatrudnienia w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostródzie wg stanu na dzień 31.12.2020r. wynosił 72 osoby o następującej strukturze wiekowej:

1. Termin wykonania zamówienia

Zawarcie umowy o zarządzenie PPK nastąpi najpóźniej do dnia 26 marca 2021 r.

Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nastąpi najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r.

1. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami

Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Teresa Mattern Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie 14-100 Ostróda ul Jana III Sobieskiego 5 pok. 130 tel. (89) 642-95-10 fax. (89) 646-29-56, e-mail. olos@praca.gov.pl w godz. 8.00-14.00 oraz Jolanta Tarpiłowska specjalista ds. rozwoju zawodowego Centrum Aktywizacji Zawodowej Działu Rynku Pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie 14-100 Ostróda ul Jana III Sobieskiego 5 pok. 105 tel. (89) 642-95-10 fax. (89) 646-29-56, e-mail. olos@praca.gov.pl w godz. 8.00-14.00.

1. Miejsce i termin składania ofert

Oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie do dnia 11 lutego 2021 r. do godz. 12⁰⁰ (decyduje data wpływu do urzędu) na adres: Powiatowy Urząd Pracy, ul. Jana III Sobieskiego5, 14-100 Ostróda z dopiskiem: „Zapytanie ofertowe - Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Powiatowego Urzędu Pracy w Ostródzie”.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

1. Warunki udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy posiadający aktualny wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Weryfikacja warunku odbędzie się za pomocą strony https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html.

Oferta Wykonawcy nieuprawnionego na dzień otwarcia ofert zostanie odrzucona i odesłana na adres wskazany w formularzu ofertowym.

1. Opis sposobu obliczania ceny

1) W formularzu ofertowym stanowiącym zał. nr 1 do Zapytania ofertowego Wykonawca poda cenę brutto oferty w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

2) Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

3) Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych.

4) Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w polskich złotych.

1. 11. Opis sposobu przygotowania oferty

1) Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.

2) Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania wraz ze wszystkimi załącznikami.

3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4) Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania zgodnie z aktualnym wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika należy dołączyć dokument poświadczający umocowanie do podpisania oferty.

5) Wszelkie poprawki naniesione w treści oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę/osoby, o których mowa w pkt 4.

6) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

7) Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

- Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.

- Projekt umowy o zarządzenie PPK.

- Projekt umowy o prowadzenie PPK.

1. 12. Kryteria oceny oraz wybór oferty

1) Zamawiający dokona wyboru na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert.

2) Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

3) Wyboru dokonuje się mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

4) Oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów.

5) Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na uzyskanie takiej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK.

6) Jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości wynagrodzenia stałego za zarządzanie PPK, wówczas Zamawiający wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik.

7) Jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości wynagrodzenia zmiennego za osiągnięty wynik, wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli takie oferty, do złożenia ofert dodatkowych w terminie określonym przez Zamawiającego.

8) Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować wynagrodzenia stałego i zmiennego wyższego niż zaoferowano w złożonych ofertach.

9) Oferty podlegają ocenie na podstawie niniejszych kryteriów:

1. 13. Odrzucenie oferty

Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który:

- złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania,

- nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

- złożył ofertę po terminie składania ofert.

1. 14. Dodatkowe informacje

1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny i bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych na każdym jego etapie.

2) W przypadku, gdy treść oferty lub złożonych dokumentów jest niepełna lub budzi wątpliwości, Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, zwróci się do Wykonawcy o uzupełnienie dokumentów lub udzielenie wyjaśnień, w terminie określonym w wezwaniu.

3) Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji zawartych w złożonych ofertach i załącznikach.

4) W przypadku wystąpienia oczywistej omyłki rachunkowej Zamawiający dopuszcza możliwość jej poprawienia z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowej dokonanych poprawek.

5) Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie zasadami niniejszego postępowania.

6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków oraz zapisów umowy o zarządzanie PPK.

7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków oraz zapisów umowy o prowadzenie PPK.

8) Umowy zostaną podpisane na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji zawartych w Formularzu ofertowym. W umowach musi się znaleźć w szczególności zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym Zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w proponowanym przez Wykonawcę wzorze umowy.

9) Umowa o prowadzenie konta zostanie podpisana na okres 4 lat, z możliwością 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

10) W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał najwyższą liczbę punktów.

11) Wykonawcom biorącym udział w niniejszym postępowaniu nie przysługują żadne środki odwoławcze.

12) Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane nie będą uprawnieni do wystąpienia względem Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami z tytułu poniesionych kosztów związanych ze złożeniem oferty.

13) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.

1. 15. Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z dn. 04.05.2016 r.) informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie, ul. Jana III Sobieskiego 5, 14-100 Ostróda, tel. 89 642 95 10, fax 89 646 29 56, e-mail: olos@praca.gov.pl

2) Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych – tel. 89 642 95 10, fax 89 646 29 56, e-mail: olos@praca.gov.pl

3) Pani/Pana dane są przetwarzane wyłącznie dla celów wynikających z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych.

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.

6) Posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8) Podanie danych osobowych jest obowiązkowe ze względu na przepisy prawa.

1. 16. Załączniki:

Następujące załączniki stanowią integralną część Zapytania: